Prendre en main votre espace.

1. Se connecter et choisir sa micro-entreprise

Depuis le portail, choisissez « Se connecter » et utilisez l’adresse de votre compte. Si votre administrateur a activé la double authentification, saisissez le code reçu par courriel. Un mot de passe temporaire doit être remplacé lors de sa première utilisation.

Après la connexion, ouvrez votre micro-entreprise depuis sa carte. Les détails et options se déplient séparément. Vos accès peuvent être différents d’un espace à l’autre ; les documents et autorisations restent propres à chaque micro-entreprise.

2. Préparer son activité

Dans Administration, vérifiez l’identité, le SIRET, l’adresse, le régime fiscal et les mentions des documents. Renseignez les coordonnées bancaires, les modèles de pièces et les taux utiles à votre situation. Les éléments fiscaux préparatoires doivent être contrôlés avant utilisation.

L’adresse professionnelle de la micro-entreprise est facultative pour l’envoi par le service. L’adresse du compte utilisateur reste nécessaire pour se connecter et recevoir les messages de sécurité. Les fonctions disponibles dépendent de la formule, des modules et des habilitations.

3. Envoyer ses documents et recevoir les réponses

Lorsque vous utilisez le service de courriels Micro Gestion, l’expéditeur peut varier selon le document : factures et avoirs, devis ou autres pièces. Le nom affiché est celui de votre micro-entreprise. Si vous renseignez votre adresse professionnelle, les réponses peuvent être dirigées vers cette adresse.

Pour utiliser votre propre adresse d’expédition, configurez un transport SMTP autorisé dans Administration > Courriels et rappels. Une adresse seule ne suffit pas à autoriser le service à envoyer en votre nom. En l’absence de transport propre actif, le transport central disponible est utilisé.

Dans l’en-tête, « Courriels en attente : N · Envoyer » indique les messages arrivés à échéance de la micro-entreprise ouverte. Un administrateur ou gestionnaire peut déclencher leur traitement. Les lots successifs affichent leur progression ; le compteur se met à jour. À zéro, le bouton est désactivé. Si la messagerie n’est pas configurée, contactez votre administrateur.

Les courriels programmés attendent leur date. Les échecs et les résultats incertains restent séparés dans le journal et ne sont pas relancés par ce bouton. Les envois automatiques continuent en votre absence. Après une restauration, l’exploitant contrôle leur reprise avant de rouvrir le service.

Avant chaque envoi de document, vérifiez le destinataire, le message et la pièce jointe. Consultez le journal des courriels : un message en attente n’est pas encore envoyé et une acceptation par le serveur de messagerie ne prouve pas la réception. Un résultat incertain doit être contrôlé avant tout renvoi.

Les messages d’abonnement et d’administration sont envoyés par Micro Gestion. Les codes et mots de passe temporaires restent confidentiels et ne figurent pas dans la file métier. Les échanges commerciaux de votre micro-entreprise avec vos clients ne sont pas copiés vers une boîte interne de Micro Gestion.

4. Activer la facturation électronique

ic2l prépare le raccordement technique à SuperPDP. Dans Administration > Super PDP ou Facturation électronique > Connexion, choisissez « Activer la facturation électronique » puis suivez le parcours d’autorisation auprès de SuperPDP pour votre micro-entreprise.

Consultez ensuite l’état du raccordement : à autoriser, vérification en cours ou opérationnel. L’autorisation seule ne remplace pas la vérification de votre identité. En cas de refus ou de raccordement en préparation, contactez ic2l.

Dans Facturation électronique, préparez et contrôlez les émissions, confirmez les dépôts puis suivez leurs accusés. Pour les achats, recevez les originaux et vérifiez le rapprochement avec la facture fournisseur. La synchronisation ne crée pas automatiquement de règlement ni de TVA déductible.

La déconnexion locale retire l’autorisation conservée dans votre espace et préserve vos documents. Vous pouvez aussi révoquer le consentement auprès de SuperPDP. Un envoi de PDF par courriel ne remplace pas le circuit réglementaire requis.

5. Importer les anciens avoirs

Importez d’abord les clients, puis les factures d’origine. Dans Avoirs, choisissez « Importer un CSV » et téléchargez le modèle. Un administrateur ou un gestionnaire peut effectuer cette reprise.

Chaque ligne contient le client, la date de l’avoir, son numéro, le total HT, la TVA, le TTC et la référence de la facture d’origine. Le client doit exister ; la facture doit appartenir à ce client. La date de l’avoir ne peut pas précéder celle de la facture. Les montants doivent être cohérents : HT + TVA = TTC.

Les montants positifs représentent la valeur de l’avoir. Un export contenant trois montants négatifs cohérents est également accepté et normalisé. Les fichiers sont limités à 2 Mo et 500 lignes de données ; les encodages UTF-8 et Windows-1252 sont proposés.

Choisissez le séparateur et le format des dates, contrôlez les correspondances de colonnes puis analysez l’aperçu. Corrigez les erreurs avant confirmation. Les doublons identiques sont ignorés ; les doublons contradictoires bloquent l’import.

L’avoir repris reste un historique lié à sa facture. Il ne recrée pas une émission, un remboursement, un événement fiscal ni une réduction automatique du solde. Associez les justificatifs depuis la fiche du tiers et contrôlez séparément les soldes repris afin d’éviter les doubles corrections.

6. Retrouver les fonctions de suivi

Le bloc Suivis se trouve entre Gestion commerciale et Finances & obligations. Il rassemble : Versions et suivi devis ; Crédits et corrections ; Tarifs et rentabilité ; Prospection et métiers ; Prestations et automatismes ; Projets / chantiers.

Cliquez sur le nom d’un bloc pour déplier ses rubriques ; cliquez à nouveau pour le replier. Les blocs s’ouvrent indépendamment. Votre choix et la position du menu sont conservés pendant la navigation dans l’espace ouvert. Un changement de compte ou un rechargement peut réinitialiser ces choix.

Les rubriques soumises à un module ou à une habilitation apparaissent uniquement lorsqu’elles vous sont accessibles. La position du menu est conservée lorsque vous changez de rubrique. Sur tablette, le menu latéral reste disponible à gauche lorsque la largeur de l’écran le permet.

7. Consulter les états et éditions

Le bloc États et éditions se trouve entre Finances & obligations et Votre espace. Choisissez un état, sa période et les critères proposés : tiers, article, catégorie, statut ou compte bancaire selon l’état. Cliquez sur « Afficher l’état ». Contrôlez les bases et les notes affichées, puis utilisez « Télécharger le PDF » pour l’archiver ou « Imprimer » pour ouvrir son édition imprimable. Le PDF reprend la sélection et répète les en-têtes sur chaque page.

Essentiel donne accès aux listes des clients, fournisseurs et articles, aux ventes et avoirs, au livre des recettes, aux factures restant à régler et au tableau de bord simplifié. Celui-ci distingue le CA facturé des encaissements. Les rôles commerciaux n’accèdent pas aux données financières réservées.

Pilotage ajoute les analyses par client et fournisseur, la balance âgée, les achats et charges par catégorie, le registre des achats, les états préparatoires TVA et Urssaf, le suivi des seuils, la banque et le rapprochement, le prévisionnel de trésorerie et la rentabilité générale. Une comparaison avec la même période de l’année précédente est proposée sur les états compatibles. Les seuils et taux doivent être renseignés selon votre situation ; une donnée absente reste signalée.

Intégral ajoute les inventaires et la valorisation des stocks, les mouvements et la rotation des articles, les budgets, coûts, rentabilité, avancement et jalons des projets ou chantiers. La valorisation exige des coûts unitaires datés : un coût manquant reste « Non renseigné ». Les coûts et l’avancement d’un projet sont les données actuelles ; la période limite ses flux, sans reconstituer un ancien budget.

Les recettes suivent les dates de règlements. Les encours à une date passée utilisent les règlements et avoirs disponibles à cette date ; une reprise historique sans ventilation fiable est signalée. Les données fiscales sont préparatoires et ne valent pas déclaration. Les prévisions reposent sur les échéances enregistrées, sans certitude d’encaissement. Un résultat de gestion incomplet ne doit pas être interprété comme un bénéfice fiscal.

8. Comprendre une maintenance du service

Lorsque l’exploitant active une maintenance, le portail et les espaces de travail affichent son message. Les sessions déjà ouvertes sont également suspendues lors de leur prochaine requête ; des éléments déjà affichés peuvent rester visibles jusqu’à cette requête. Les courriels en attente sont conservés. Réessayez après la réouverture. Un parcours d’autorisation externe interrompu peut devoir être recommencé.

9. Sauvegarder et retrouver ses documents

Un administrateur peut choisir Administration > Stockage & sauvegardes > Sauvegarder l’instance. Le fichier téléchargé porte la date de Paris, le libellé Sauvegarde_Micro-Gestion et la version de l’application, suivis de l’extension .zip.

Conservez cette archive dans un emplacement sécurisé et distinct du service. Elle contient des données privées et des éléments nécessaires à la restauration ; ne la transmettez pas par un canal public. Le téléchargement ne remplace pas une vérification de restauration par votre administrateur. Pour recréer un espace supprimé, demandez à ic2l une sauvegarde autonome de micro-entreprise contenant aussi ses rattachements centraux ; une ancienne sauvegarde locale seule ne contient pas ces éléments.

10. Comprendre le quota et gérer son abonnement

Chaque formule comprend 20 factures par mois civil et par micro-entreprise. Le compteur réunit les factures clients validées et les factures fournisseurs intégrées ou reçues, ordinaires ou électroniques. Les brouillons, devis et avoirs sont exclus selon les conditions de souscription.

L’option Volume coûte 25 € HT par an et porte le total à 100 factures par mois. Les réceptions fournisseurs restent possibles après atteinte du quota ; le dépassement est signalé. Les conséquences et changements d’option sont présentés avant confirmation.

Depuis Mon abonnement, consultez la consommation, les conditions acceptées et les possibilités de gestion du paiement et du renouvellement. L’activation effective dépend de la configuration et de l’état de votre contrat.

11. Obtenir de l’aide

Le lien Contact commercial du portail ouvre votre logiciel de messagerie avec l’adresse commerciale configurée par ic2l. Pour un problème d’accès ou de données, contactez votre administrateur en précisant la micro-entreprise concernée, l’action et le message affiché.

Ne communiquez jamais votre mot de passe, un code de connexion, un secret de service ou une archive contenant les données de vos clients dans une demande publique. Les conditions d’utilisation, de vente et de protection des données sont accessibles en bas du portail.